企業は所得税や法人税および消費税などの納税額を確定し申告の手続きを行うため、1年間の事業活動の収入と支出を計算し、利益または損失を算出し確定する決算を行わなければなりません。決算を行うためには日々発生する取引を分類して記録し、その取引記録をもとに決算書を作成することになります。
性質の類似した取引は「勘定科目」により分類されて記録し、各勘定項目の期末残高を記載した「勘定科目内訳明細書」を決算書類の一つとして作成します。
ここではまず、「勘定科目」が決算書作成の際にどのように使われ、「勘定科目内訳明細書」がどのような目的で作成されるかについて説明します。次に勘定科目がどのようなものであるかについて説明し、最後に勘定科目内訳明細書の種類と記載内容について説明します。
1 決算における勘定科目と勘定科目内訳明細書について
日々全ての取引は勘定科目を使って仕訳帳に記録します。この仕訳帳から全ての取引を勘定科目ごとに転記して総勘定元帳を作成するのです。この総勘定元帳から、決算の重要な書類である貸借対照表と損益計算書が作成されます。
賃貸対照表や損益計算書には勘定科目の内訳が記載されておらず詳細が分かりませんので、勘定科目の内訳を明らかにするために作成する書類が勘定科目内訳説明書です。
それでは勘定科目と勘定科目内訳説明書について、順に説明します。
2 勘定科目とは
勘定科目とは性質の類似した取引につけられた名前で、資産・負債・資本・収益・費用のグループごとに利用する勘定科目が決まります。
それでは各グループで使用する勘定科目について説明します。
2-1 資産の勘定科目
資産で使用する勘定科目には、次のようなものがあります。
| 勘定科目 | 説明 |
|---|---|
| 現金 | 日本円や外貨、小切手・郵便為替証書、配当金領収書など、現金のほかに金融機関で換金できる通貨代用証券を処理する勘定です。 |
| 小口現金 | 交通費・文房具代など少額経費の支払いのために、現金勘定とは別に管理されている現金を処理するための勘定です。 |
| 当座預金 | 銀行の当座預金口座への預け入れや引き出し、小切手や手形の決済などの取引を処理する勘定です。 |
| 普通預金 | 銀行の普通預金口座への預け入れや引き出し取引を処理する勘定です。 |
| 定期預金 | 銀行の定期預金口座への預け入れや解約金・満期金の受け取りを処理する勘定です。 |
| 受取手形 | 手形の受け取りや手形の決済取引を処理する勘定です。 |
| 売掛金 | 製品の販売やサービスの提供による未収金の発生と決済などを処理する勘定です。 |
| 貸倒引当金 | 売掛金や貸付金などのうち、リスク管理の観点から貸倒れの可能性がある金額を計上します。 |
| 有価証券 | 短期的資金運用のために一時的に所有する、証券市場で流通している株券・社債券・国債などを処理する勘定です。 |
| 商品 | 商品の繰越評価額を処理する勘定です。 |
| 繰越商品 | 前期から当期に、または当期から次期に繰越される商品（在庫）処理する勘定です。 |
| 消耗品 | 取得価額が10万円未満で耐用年数が1年未満のものは消耗品費に該当し、その消耗品を処理する勘定です。 |
| 貸付金 | 回収予定の貸付金を処理する勘定です。 |
| 手形貸付金 | 金銭の貸借に際して借用証書の代わりに手形を振り出した場合は、手形借入金（てがたかりいれきん）勘定または手形貸付金（てがたかしつけきん）勘定を使って処理します。 |
| 従業員貸付金 | 給料の前借など従業員に金銭を貸し付けたときには貸付金で仕訳処理します。 |
| 立替金 | 外部の取引先に対する経費などの一時的な立替払いを処理する勘定です。 |
| 従業員立替金 | 立替金のうち、従業員に一時的に立て替えた金銭を処理する資産勘定です。 |
| 前払金 | 入先に対する商品代金や外注先に対する加工賃の前払金・手付金を管理します。 |
| 未収入金 | 固定資産や有価証券の売却代金などの、本業の取引ではない取引から生じた債権に使用する勘定です。 |
| 仮払金 | 現金支出の相手勘定が未定、または金額が未確定な現金支出を処理する勘定です。 |
| 他店商品券 | 店商品券とは、商品を売り上げた場合などに他店が発行した商品券を受け取ったときに、これを管理するための勘定です。 |
| 前払保険料など前払費用の各勘定 | 科目説明・支払家賃・支払利息・保険料などのように期間を対象にして計算して支払われる経費について、まだ期間が満了していない分を処理する勘定科目です。 |
| 未収家賃など未収収益の各勘定 | 未収収益とは、一定の契約に従って継続して役務の提供を行う場合において、既に提供した役務に対してまだ支払いを受けていない対価のことをいいます。 たとえば、定期預金の未収の受取利息や不動産の賃貸契約における賃料の未収分などが該当し、本来の営業取引の債権である売掛金や非継続的な取引の場合に使う未収金とは区別されます。 |
| 建物 | 事務所、店舗、倉庫などの建物を処理する勘定です。 |
| 建物減価償却累計額 | 建物の減価償却の際に使用する勘定科目。 |
| 備品 | なお、備品とは、机やパソコンなどの「備える品」を言います。車や建物以外の資産を購入した場合、大抵は備品になります |
| 備品減価償却累計額 | 備品の減価償却の際に使用する勘定科目です。 |
| 車両運搬具 | 普通乗用車、トラック、フォークリフトなどを処理する勘定です。 |
| 車両運搬具減価償却累計額 | 車両運搬具の減価償却の際に使用する勘定科目です。 |
| 土地 | 工場・事務所・店舗などの敷地や、空き地などの土地を処理する勘定です。 |
2-2 負債の勘定科目
負債で使用する勘定科目には、次のようなものがあります。
| 勘定科目 | 説明 |
|---|---|
| 支払手形 | 約束手形の振出しなど、取引先との通常の営業取引により発生した手形債務を処理する勘定です。 |
| 買掛金 | 取引先からの商品を仕入ることにより発生した未払金を処理する勘定です。外注費の未払いなどもここで処理します。 |
| 前受金 | 商品や製品などの販売代金や、役務提供に対する対価の一部または全ての前受額を処理する勘定です。 |
| 借入金 | 銀行や取引先などからの借入金を処理する勘定です。 |
| 手形借入金 | 金銭の貸借に際して借用証書の代わりに手形を振り出した場合は、手形借入金（てがたかりいれきん）勘定または手形貸付金（てがたかしつけきん）勘定を使って処理します。 |
| 当座借越 | 二勘定制を採用している場合において、当座借越契約にもとづく当座借越（当座預金残高を越えて認められた小切手の振出の金額）を処理するための負債勘定をいう。 |
| 未払金 | 商品を掛取引で仕入れた場合は「買掛金」という勘定科目で処理しますが、「商品以外のもの」を購入した場合は「未払金」で仕訳します。 |
| 仮受金 | 金銭などの受け入れはあったが、その内容が明らかでない場合に一時的に処理する勘定科目です。 |
| 商品券 | 商品券は、後日商品を引き渡す債務であるため、発行した場合には債務、受け取った場合には商品を受け取りができる債権なので資産となる。前受金と同じ考え方・処理をする。 |
| 未払利息など未払費用の各勘定 | 人件費以外の賃借料や支払利息などの支払期日到来前の未経過未払額を処理する勘定です。 |
| 前受地代など前受収益の各勘定 | 家賃・地代・利息などの未経過期間に対応する収益を処理する勘定です。 |
| 預り金 | 取引先から一時的に預かっている金銭を処理する勘定です。 |
| 従業員預り金 | 役員や従業員から一時的に預かった金銭を処理する負債勘定です。 |
| 所得税預り金 | 役員・従業員の給与から控除した源泉所得税を処理する負債勘定です。 |
| 社会保険料預り金 | 役員・従業員の給与から控除した社会保険料（健康保険料・厚生年金保険料・雇用保険料など）を処理する負債勘定です。 |
2-3 純資産の勘定科目
純資産で使用する勘定科目には、次のようなものがあります。
資本金
出資者による会社設立時の払込や増資払込などのうち、資本金とする金額を管理します。
引出金
個人事業主が事業資金を私的な目的（事業以外の目的）に使用した（→資本の引き出し）場合に処理する資本金（または元入金）の評価勘定をいう。
2-4 収益の勘定科目
収益で使用する勘定科目には、次のようなものがあります。
| 勘定科目 | 説明 |
|---|---|
| 商品売買益 | 商品売買取引の記帳方法として分記法または総記法を採用している場合において、売価と仕入原価との差額（つまり、売上総利益）を処理するための収益勘定です。 |
| 売上 | 通常の営業である商品・製品の販売やサービス（役務）の提供などにより得た代金を処理する収益勘定です。 |
| 有価証券売却益 | 有価証券（国債証券、地方債証券、社債券、出資証券、株券、証券投資信託、貸付信託受益証券など）を売却したことによって得られる利益を処理する勘定です。 |
| 受取家賃 | 建物を外部に貸し付けている場合（その貸付けが通常の営業活動である場合を除く）に受け取る家賃を営業外収益として処理するための収益勘定です。 |
| 受取地代 | 土地をを外部に貸し付けている場合（その貸付けが通常の営業活動である場合を除く）に受け取る地代を営業外収益として処理するための収益勘定です。 |
| 受取手数料 | 斡旋・仲介・代理・事務・管理などにより受け取った手数料を処理する収益勘定です。 |
| 受取利息 | 普通預金・定期預金などの銀行などの預金利息や貸付金などに関して受け取った利子・利息を処理する収益勘定です。 |
| 受取配当金 | 株式などの配当金などを処理する収益勘定です。 |
| 有価証券利息 | 債券（公債（国債・地方債）・社債といった公社債）から生ずる受取利息を処理する収益勘定です。 |
| 雑益 | 営業外収益に属するもののうち、他のいずれの勘定科目にもあてはまらないもの、あるいは、独立の科目とするほど金額的に重要でないもの（取引金額が少額なもの）を処理する収益勘定です。 |
| 貸倒引当金戻入 | 決算時に行われる貸倒引当金の設定の際に前期の貸倒引当金の勘定残高がある場合、前期の貸倒引当金を戻し入れる（取り崩す）ために使用する収益勘定です。 |
| 償却債権取立益 | 前期以前に貸倒れ処理をしていた債権を回収した場合、その金額を処理するための収益勘定です。 |
| 固定資産売却益 | 土地、建物、車両運搬具などの固定資産を売却したときに、売却価額が売却時の帳簿価格（＝簿価・売却原価）を上回った場合、その差額＝売却益（資本利得ともいう）を処理するための収益勘定です。 |
2-5 費用の勘定科目
費用で使用する勘定科目には、次のようなものがあります。
| 勘定科目 | 説明 |
|---|---|
| 仕入 | 商品売買取引の記帳方法として三分法を採用している場合において、仕入原価（通常の営業で販売する商品の買い値）を処理する費用勘定です。 |
| 売上原価 | 3分法で記帳している場合において、決算整理事項のひとつとして売上原価を算定するために用いられる勘定科目です。 |
| 発送費 | 商品や製品の荷造り、これらを発送するために要した費用（運送費他）などを処理します。 |
| 給料 | 雇用契約における労働の対価（一般には、給料やアルバイト代などと呼ばれている）を処理する勘定です。 |
| 広告宣伝費 | 広告宣伝のための費用を処理します。 |
| 支払手数料 | 銀行の振込手数料、売買契約の仲介者に対して支払う手数料などを処理します。 |
| 支払利息 | 銀行や他社（人）などからの借入金に対する利息を支払った時、その支払額を処理します。 |
| 旅費交通費 | 仕事のために利用した交通費（電車・バス代など）や、出張に際しての各種支払を処理します。 |
| 貸倒引当金繰入 | 受取手形、売掛金、貸付金、未収金などの債権に対する回収不能見込額を計上処理します。 |
| 貸倒損失 | 受取手形、売掛金、貸付金、未収金などの回収不能に伴う損失を処理します。 |
| 減価償却費 | 建物、車両運搬具、什器備品などの固定資産について、その物質的・機能的価値の減少分を費用として処理するものです。 |
| 通信費 | 電話・郵便・テレビ・インターネットなどの通信に要した費用を処理する費用勘定です。 |
| 消耗品費 | 取得価額が10万円未満で耐用年数が1年未満のものは消耗品費に該当し、その消耗品を処理する勘定です。 |
| 水道光熱費 | 電気・ガス・水道・下水道の費用や重油・灯油（石油）などの燃料代を処理する費用勘定です。 |
| 支払家賃 | 事務所・店舗・工場・社宅などの建物の家賃・共益費や、月極駐車場使用料その他土地の使用料など、建物や土地を賃借した場合に支払う賃料を処理する費用勘定です。 |
| 支払地代 | 土地を借りて支払いをした場合は「支払地代」という費用の勘定科目で処理します。 |
| 保険料 | 期間が1年以下の、役員や従業員を被保険者として掛け捨てで支払う生命保険や損害保険などの保険料（掛金）を処理する費用勘定です。 |
| 租税公課 | 租税と公課を処理する費用勘定です。このうち、租税とは、国税と地方税などの税金をいう。そして、公課とは、国・地方公共団体・その他団体などから課せられる会費・組合費・賦課金や交通反則金などの罰金などの負担金をいう。 |
| 修繕費 | 機械や建物、備品などを保守点検や修理したときに使う勘定科目です。 |
| 有価証券売却損 | 売買目的で保有している有価証券を売却した際に生じた損失（取得時の時価（帳簿価額）－売却時の時価）を処理する費用勘定です。 |
| 雑費 | 販売費および一般管理費に含まれる費用のうち、他のどの勘定科目にも当てはまらないものや一時的な費用（発生頻度が少なく臨時的な費用）で、重要性も高くない（金額が少額な）ため、特に科目を設ける必要のないものをまとめて処理する費用勘定です。 |
| 手形売却損 | 手形割引をした場合の手形額面金額と手取額との差額（手形の満期日までの利息（割引料）と手数料）を処理するための費用勘定です。 |
| 雑損 | 営業外収益に科目が設けられていないもので、金額的に重要でないものについて雑損失の科目で処理する。 |
| 固定資産売却損 | 土地、建物、車両運搬具などの固定資産を売却したとき、売却価額が売却時の帳簿価格（＝簿価・売却原価）を下回った場合、その差額（売却損）を処理するための費用勘定です。 |
| 保管費 | 商品や製品などを得意先に納入するまでの間、一時的に倉庫を借りて保管する費用をいいます。 |
2-6 その他の勘定科目
その他の勘定科目には、次のようなものがあります。
現金過不足
現金出納帳の帳簿残高と実際の手許現金有高の不一致がある場合において、その不一致の原因がわからないときにその原因がわかるまでの間、これを一時的に処理するための仮の勘定科目です。
当座
手形・小切手の支払い、当座貸越など、すべての当座取引を処理する勘定です。
損益
帳簿決算において費用・収益の諸勘定の締切り（収益と費用の諸勘定の残高を0にすること）のために総勘定元帳に設ける決算勘定です。
3 勘定科目内訳明細書とは
勘定科目内訳明細書は、賃貸対照表や損益計算書に記載された勘定科目の内訳を明らかにする書類です。
3-1 預貯金などの内訳書
預貯金などの内訳書には、預貯金の「金融機関名」「種類」「口座番号」「期末現在高」「摘要」を記載します。金融機関別に、また預貯金の種類別に記入する必要があります。また預貯金の名義人が法人名と違う場合は、「摘要」欄に「名義人ｘｘ」と記載して下さい。
3-2 受取手形の内訳書
受取手形の内訳書には、受取手形の「振出人」「振出年月日」「支払期日」「支払銀行名」「金額」「割引銀行名」「摘要」を記載します。特定の取引先からの受取手形の合計が100万円以上になる場合は各々分けて記入し、それ以外はまとめて記入して下さい。また「割引銀行名」欄には割引銀行名か裏書譲渡先名を記入します。
なお融通手形については各々分けて記載し摘要欄にその旨を記入し、為替手形であれば引受人の氏名および住所を摘要欄に記載します。差出人と債務者がもし違っているときは、その債務者の氏名および住所を摘要欄に記載してください。
3-3 売掛金（未収入金）の内訳書
売掛金（未収入金）の内訳書には、売掛金の「科目」「相手先（名称と所在地）」「期末現在高」「摘要」を記載します。「科目」の欄には売掛金・未収入金を記載してください。相手先別の期末残高が50万円以上となるものは各々分けて記入し、その他は一括して記載します。未収入金についてはその取引内容を摘要欄に記載して下さい。
3-4 仮払金（前渡金）の内訳書、および貸付金および受取利息の内訳書
仮払金（前渡金）の内訳書と、貸付金および受取利息の内訳書は1枚の用紙に記載します。
① 仮払金（前渡金）の内訳書
仮払金（前渡金）の内訳書は、仮払金の「科目」「相手先（名称と所在地および法人・代表者との関係）」「期末現在高」「取引の内容」を記載します。相手先別の期末残高が50万円以上のものについては各々分けて記入して下さい。ただし役員や株主および関係会社については、期末残高が50万円以下でも各々分けて記入して下さい。「取引の内容」欄には、「輸送機器の購入手付金」や「仮払税金」のように記載して下さい。
② 貸付金および受取利息の内訳書
貸付金および受取利息の内訳書は、貸付金および受取利息の「貸付先（名称と所在地および法人・代表者との関係）」「期末現在高」「期中の受取利息額と利率」「貸付理由」「担保の内容」について記載します。相手先別の期末残高が50万円以上のものについては各々分けて記入して下さい。ただし役員や株主および関係会社については、期末残高が50万円以下でも各々分けて記入します。
また期末現在高が無いものであっても期中の受取利息額（未収利息を含む）が3万円以上あるものは、各々分けて記載して下さい。なお同一の貸付先に対する利率が2つ以上ある場合には、利率欄には期末に近い時期の受取利息の利率を記入するようにしてください。
3-5 棚卸資産（商品または製品、半製品、仕掛品、原材料、貯蔵品）の内訳書
棚卸資産の内訳書には、棚卸資産の「科目」「品目」「数量」「単価」「期末現在高」「摘要」を記入します。「科目」欄には、商品または製品・半製品・仕掛け品・原材料・貯蔵品などと記載します。「品目」欄には、例えば「紳士用革靴」の様に記入し、評価換えを行った場合には、「摘要」欄に「評価損ｘｘｘ円」のようにその評価増減額を記載します。
3-6 有価証券の内訳書
有価証券の内訳書には、有価証券の「区分・種類・銘柄」「期末現在高（数量・金額）」「期中増減の明細（異動年月日・異動事由・数量・金額・売却または購入先の名称・売却または購入先の所在地）」「摘要」を記入します。
「区分」には「売買目的有価証券」や「満期保有目的など有価証券」と「その他有価証券」を区別するため、「売買」「満期」「その他」と記載して下さい。証券会社を経由して購入または売却を行った場合は、経由した証券会社名などを「売却（買い入れ）先の名称」欄に記載してください。「摘要」欄には関係会社のものであるときはその旨を記載します。
3-7 固定資産（土地、土地の上に存する権利および建物に限る。）の内訳書
固定資産の内訳書には、固定資産の「種類・構造」「用途」「面積」「物件の所在地」「期末現在高」「期中取得処分の明細（移動年月日・異動事由・取得処分価額・異動直前の帳簿価額・売却購入先の名称・売却購入先の所在地）」「売却物件の取得年月」を記入します。
「期中所得の明細」の各々の欄は、期中において売却・購入・評価替えを行った場合、期末現在高がなくても記載して下さい。
3-8 支払手形の内訳書
支払手形の内訳書は、支払手形の「支払先」「振出年月日」「支払期日」「支払銀行名」「金額」「摘要」を記載します。特定の取引先に対する支払手形の総額が100万円以上のものについては各々分けて記載し、それ以外一括で記載して構いません。
3-9 買掛金（未払金・未払費用）の内訳書
買掛金の内訳書には、買掛金の「科目」「相手先（麻衣生・所在地）」「期末現在高」「摘要」を記載します。相手先別の期末残高が50万円以上のものがれば各々分けて記載し、それ以外は一括して記載して構いません。
3-10 仮受金（前受金・預り金）の内訳書、および源泉所得税預り金の内訳書
仮受金の内訳書と源泉所得税預り金の内訳書は、１枚の用紙に記載します。
① 仮受金（前受金・預り金）の内訳書
仮受金の内訳書には、借受金の「科目」「相手先（名称と所在地および法人・代表者との関係）」「期末現在高」「取引の内容」を記載します。相手先別期末現在高が50万円以下のものについては各々分けて記載して下さい。
② 源泉所得税預り金の内訳書
源泉所得税預り金の内訳書には、源泉所得税預り金の「支払年月」「所得の種類」「期末現在高」「支払年月」「所得の種類」「期末現在高」を記入します。
「所得の種類」には、給与所得は「給」、退職所得は「退」、報酬・料金などは「報」、利子所得は「利」、配当所得は「配」、非居住者など所得は「非」と記載します。
3-11 借入金および支払利子の内訳書
借入金および支払利子の内訳書には、借入金および支払利子の「借入先（名称と所在地および法人・代表者との関係」「期末現在高」「期中の支払利子額」「利率」「借入事由」「担保の内容（物件の種類、数量、所在地など）」を記載します。相手先別の期末現在高が50万円以下のものについては各々分けて記入してください。
3-12 土地の売上高などの内訳書
土地の売上高などの内訳書には、土地の売上高などの「区分」「商品の所在地」「地目」「総面積」「売上（仲介）年月」「売上仲介先（名称・所在地）」「売上（仲介）面積」「売上金額（仲介手数料）」「売上商品の取得年」を記入します。
所有している土地を売却した場合または土地などを仲介した場合は、取引金額の多額なものから各々分けて記載します。また「区分」欄には、売上、仲介手数料の別を記入します。
3-13 売上高などの事業所別内訳書
売上高などの事業所別内訳書には、事業所の「事業所の名称・所在地」「責任者氏名・代表者との関係」「事業などの内容」「売上高」「期末棚卸残高」「期末従業員数」「使用建物の延面積」「源泉所得税納付署」「摘要」を記載する。期中に開設または廃止した事業所については、「摘要」欄にその旨および年月日を記入します。
3-14 役員報酬手当などおよび人件費の内訳書
役員報酬手当などおよび人件費の内訳書には、役員または従業員の「役職」「氏名・住所・代表者との関係」「常勤・非常勤の別」「役員報酬または給与の金額」「役員報酬または給与の内訳」「退職給与」を記載する。次に「役員報酬手当の総額」「従業員給料手当総額の総額」「従業員賃金手当の総額」を計算して記載し、それらの総額うちの「代表者およびその家族分」も記入します。
3-15 地代家賃などの内訳書および工業所有権などの使用料の内訳書
地代家賃などの内訳書と工業所有権などの使用料の内訳書は1枚の用紙に記載します。
① 地代家賃などの内訳書
地代家賃などの内訳書には、地代家賃の内訳として「地代・家賃の区分」「借地（借家）の用途」「所在地」「貸主の名称」「貸主の所在地」「支払い対象期間」「支払賃貸料」「摘要」を記載します。次に権利金などの期中支払いの内訳として、「支払先（名称・所在地）」「支払年月日」「支払金額」「権利金などの内容」「摘要」を記入します。
②工業所有権などの使用料の内訳書
工業所有権などの使用料の内訳書には、工業所有権などの「名称」「支払先（名称・所在地）」「契約期間」「使用料など（支払対象期間・支払金額）」「摘要」を記載します。なお「名称」欄には、特許権、実用新案権、意匠権および商標権などの名称を記入して下さい。
3-16 雑益、雑損失などの内訳書
雑益、雑損失などの内訳書には、雑益・雑損失などの「科目」「取引の内容」「相手先」「所在地（住所）」「金額」を記入します。
雑収入、雑益（損失）、固定資産材売却益（損）、税金の還付金、貸倒損失などについて記入して下さい。また科目別で相手先別の金額が10万円以上の場合は記載しますが、税金の還付金については金額によらず全て記入して下さい。
4 まとめ
ここまで勘定科目が決算書作成の際にどのように使われ、勘定科目内訳明細書がどのような目的で作成されるかについて説明し、次に勘定科目がどのようなものであるか、最後に勘定科目内訳明細書の種類と記載内容について説明しました。
本記事が決算書作成の際の予備知識として参考になれば幸いです。
