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かしこい記帳代行サービス活用法

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経理業務は会社の財政状態の把握や税務申告をするためにとても大切です。小さな会社や個人事業主などでは、経理業務を経営者自ら行うケースも多いですが、本業がおろそかになっては本末転倒といえます。

 

そこで経理・会計業務のアウトソーシングを請け負う記帳代行という便利なサービスを利用してみてはいかがでしょうか。

 

損益計算書は大きく分けて5つの利益から構成されます。それぞれを詳しく見ていきましょう。

 

目次

  1. 1 記帳代行サービスを利用する
  2. 1-1 そもそも記帳とは
  3. 1-2 経理業務を丸投げするメリット
  4. 1-3 経常利益
  5. 2 代行会社の選び方
  6. 2-1 税理士か代行会社か
  7. 2-2 料金相場は?
  8. 2-3 記帳代行サービスを依頼するまでの流れ
  9. 3 まとめ

 

1 記帳代行サービスを利用する

記帳代行では面倒な毎日の入出金の記録や帳簿の作成などを代わりに行ってもらうことができます。記帳代行会社は依頼者から受け取る通帳のコピーや領収書をもとに、記帳し、貸借対照表や損益計算書を作成してくれます。

 

1-1 そもそも記帳とは

今日はいくら売り上げたか、いくら振り込んだか、いくら支払ったかを帳簿に記録することを記帳といいます。帳簿には取引を日付順に記録する仕訳帳、売上が発生するたびに記録する売上帳、現金の出入りを記録する現金出納帳などがあります。

 

・帳簿の種類

仕訳帳 発生するすべての取引を日付順に記録する
総勘定元帳 仕訳帳の内容を勘定科目ごとに整理する
売上帳 売上が発生したときに記録する
仕入帳 仕入が発生したときに記録する
現金出納帳 取引内容や残高など現金の出入りの記録する
売掛金元帳 売掛金が発生したときに記録する
買掛金元帳 買掛金が発生したときに記録する

 

これらの帳簿をもとに集計作業し、税金を計算した書類が決算書となります。

 

1-2 経理業務を丸投げするメリット

業務内容によって作成する帳簿の種類は異なりますが、帳簿作成は法人にとって義務なので避けることはできません。記帳代行を利用するメリットは次のようになります。

 

経理業務を丸投げするメリット

 

1.本業に専念できる

経理作業は年末調整や決算期にはたいへん忙しくなります。そのため、個人事業主などは本業に手が回らないことがよくあります。そこで経理作業を代行会社に任せれば、その分の時間を本業にあてることができます。

 

2.プロが作成するため信頼度UP

仕分けミスや二重記帳などの記帳ミスを経理の素人は犯してしまいがちです。税務申告では会社の利益にもとづき法人税などの税金を自ら計算して収めなければならないので、間違った申告書を提出すると税務署から書き直しを指示されるかもしれません。

 

その点、税理士などプロが作成する帳簿は正確かつ信頼性が高い帳簿となります。事実、国税庁の統計によれば9割近い会社が法人税申告※のさい、税理士に任せています。

 

帳簿は、会社法でも「適時に正確な会計帳簿を作成しなければならない」と定められています。特に決算書では信頼性が重要です。金融機関から融資を受けるさい、決算書の内容が吟味され、信用力が高い決算書は、銀行からの借入時に金利が優遇されたり、無担保で借入れができたりといったメリットがあるからです。

 

3.経営のアドバイスを受けることができる

記帳代行会社は依頼者の経営状態をリアルタイムで把握することができます。そのため、節税効果のあるアドバイスや経営コンサルを記帳代行料金の範囲内で受けることもできます。

 

経営のアドバイスを受けることができる

 

4.コストカットにつながる

経理担当者を雇う必要がないため、人件費を抑えることができます。中小企業の経営者で自分の配偶者に経理業務を任せている方も多いですが、すべてコスト削減のため。ひと一人を採用するには多くの時間と手間がかかるので、外注したほうが十分に安上がりとなります。また、気に入らなければ代行会社を変えればよいだけなので、リスク管理もしやすいでしょう。

 

※法人税の申告には青色申告と白色申告の二つの方法がある。青色申告では赤字を7年間繰り越すことができるなど税制上の優遇を受けることが可能。一方、個人事業主にも所得税の青色申告制度がある。複式簿記で作成した帳簿で確定申告をすることで最大で65万円が課税所得から控除されるなどのメリットがある。

 

1-3 代行を依頼するかどうかの判断基準

会社経営者には高度な経理知識・簿記知識までは必要ないですが、決算書を読む解く力くらいは身につけたほうがいいでしょう。経営に関する数字に疎いまま、記帳代行サービスを利用しても経理知識は身に付かないかも知れません。もし時間に余裕があるなら、簡単な記帳作業くらいはトライしてもよいかと思います。

 

もちろん本業との兼ね合いが大事です。記帳作業は利益を生むものではありませんので、自分にしかできないような業務で忙しいのなら、代わりのきく記帳作業はアウトソーシングするべきではないでしょうか。

 

2 代行会社の選び方

記帳の代行サービスを請け負うのは、おもに税理士事務所や会計士事務所、民間の記帳代行会社になります。一般的には税理士事務所が記帳代行業務を兼ねることが多いです。

 

2-1 税理士か代行会社か

基本的に記帳作業は税理士と代行会社のどちらに頼んでも問題ないですが、決算申告は経営者(納税者)本人もしくは税理士しか行えません。日常的な記帳作業から税務申告まで一括して任せたいなら、税理士事務所に依頼すると便利でしょう。

 

日本税理士会連合会HP

▲日本税理士会連合会HP

 

2-2 料金相場は?

経営者としては、費用を安く抑えられる会社を選びたいかと思います。記帳代行の料金で月数百円から請け負う業者もあるようですが、100仕訳以内までなら1万円など、月の仕訳数の上限が決まっていたりするので、よく確認しましょう。

 

「個人事業主なら月額3,000円から」「法人なら月額30,000円から」など組織形態別で料金設定する業者も多く見られます。また、1仕訳50円など単価で決めている代行会社もあるようです。

 

2-3 記帳代行サービスを依頼するまでの流れ

記帳作業を丸投げするからといって、何もしないわけではありません。依頼者には領収書やレシート、請求書、通帳のコピーなどの書類を逐一保管し、代行業者にもれなく渡す必要があります。

 

代行業者は原則、渡された書類をもとに記帳を行います。渡されていない書類まで帳簿に記入することはできません。書類から仕訳日計表や残高試算表などの帳簿を作成し、最終的に貸借対照表や損益計算書など決算書を作成します。

 

決算書作成後、領収書や請求書を返却してくれる代行業者も多いようです。

 

・記帳代行を依頼するまで保管したい書類

領収書 会社の経費にするために領収書は保管し、日付、内容、支払先も忘れずに記入する
請求書 管理が必要となるのは得意先に送った請求書の控えにで、「入金済み」「未入金」「支払い済み」「未払い」に分けて保管すると便利
見積書 取引先との詳細なやりとりが記載してあるため重要な書類。請求書や領収書といっしょに整理しておくと探す手間を省くことができる
注文書 取引を行った証拠の書類として保管する
納品書 取引を行った証拠の書類として保管する

 

帳簿に関する書類の保存は法律で保存期間が定められています。保存期間は青色申告と白色申告で異なります。失くさず大事に保管しましょう。

 

・青色申告の場合

保存が必要な書類 保存期間
帳簿 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など 7年
書類 決算関係書類(損益計算書、貸借対照表、棚卸表など) 7年
現金預金関係書類(領収証、小切手控、預金通帳、借用証など) 5年
その他書類(請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など) 5年

 

・白色申告の場合

保存が必要な書類 保存期間
帳簿 収入金額や必要経費を記載した帳簿(法定帳簿) 7年
業務に関して作成した上記以外の帳簿(任意帳簿) 5年
書類 決算に関して作成した棚卸表その他の書類 5年
業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類

 

3 まとめ

会社経営にとって経理は羅針盤にたとえられることがあります。航海をするとき羅針盤が不可欠なように、経営するのに経理作業は不可欠です。

 

正しい経営は小さな経理作業から始まります。不正や申告漏れなどがないよう誠実かつ正確に記帳を行わなければなりません。無予告審査といって税務署が突然会社に税務調査に来ることもあります。

 

そういった際に慌てることがないよう、日頃から正確に記帳するようにしましょう。

 

税務署

 

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