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電子定款について

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電子定款は、従来の紙の定款で行っていた署名・押印に代わり、電子文書を作成してこれに電子署名を施し、法務局の登記供託オンライン申請システムを利用(申請総合ソフトを利用)して、PDF化した定款文書を公証人役場へ送信し認証を受ける定款認証システムです。

 

電子定款は、従来の紙の定款認証で発生した収入印紙代はかかないのがメリットです。ただ、各種機器やソフトのダウンロード、また、新規に行う手続き等煩雑であり、初めての方には難しい業務であるとも思われます。

 

ここでは、電子定款認証の手順とこれに必要な機器とソフトの概略を説明します。

目次

  1. 電子定款とは
  2. 電子定款にすると4万円安くなるが
  3. 電子定款作成認証手続きの流れ
  4. 電子証明書の取得方法
  5. 電子定款認証に必要な機器・ソフト

 

電子定款とは

定款とは、株式会社をはじめとする各種法人の根本規則を定めたもので、10年前までは、紙媒体で作成し公証人による認証手続きを受けす方式が採られていました。しかし、現在では、CD-R、フロッピーディスク等のいわゆる電磁気的方法による電子記録媒体での認証が可能になっています。これを電子定款と呼んでいます。

 

具体的な方法は、作成した定款をPDF化し、作成者がこれに電子署名をして電磁気的方法で記録・保存(フロッピー等)し、これを公証人役場に送付して認証を受けます。

 

電子定款は、電子媒体であり、文書扱いに該当しない為、印紙税法上税金対象とならないので、印紙代が発生しません。

 

ただ、電子定款の作成には、通常私たちが文書のPDF化に利用しているフリーソフトである通常のadbeでは対応できず、有料のソフトやカードリーダライタ等の周辺ソフトや機材が必要なので、これを全て揃えるにはかなりのお金がかかります。

 

また、書籍等には、電子定款の作成は極めて簡単にできるといった情報が掲載されていますが、その手続きはかなり煩雑なので、初めて電子署名等の電子定款作成に関する業務を自分1人で行う事は、時間や経費等の観点からみれば、経営者として効率的な業務を行っているとは言えません。

 

電子定款にすると4万円安くなるが

電子定款について

電子定款は、紙媒体ではないので収入印紙代の4万円が不要です。ただ、電子定款の認証にはパソコンはもちろん、準備しなくてはならない機器やソフトウエアがあるので、場合によっては、紙の定款作成にかかる4万円の収入印紙代以上の負担が生じる場合もあります。現在では、税金等の申告も電子申告でなされることが多いのですが、これら電子申告に慣れていない方や全く経験のない方は、電子定款作成の専門家(行政書士等)に依頼する方が安くて確実な電子定款作成・認証が行えると言えます。

 

電子定款作成認証手続きの流れ

電子定款の作成並びに認証(提出)の手続きは、以下の手順・流れになります。

 

1.利用環境の確認

電子定款は、オンライン上で申告するので、パソコンが必要です。使用しているパソコンが法務省の電子申告推奨環境に合致するか確認して下さい。

 

2.定款内容を決定する

紙の媒体と同じように、会社の根本規則である定款の記載内容を決定します。定款作成は、会社の根本規則の作成なので、専門家等の知識や知恵を活用するなどして十分に検討する必要があります。

 

これは電子定款であっても、紙の定款であっても変わりはありません。また、専門知識がなくても、発起人等は、自分の会社のことなので定款の内容をよく読み返し、十分吟味して下さい。

 

3.電子定款認証に必要な機器や電子証明書の取得

電子定款の認証には、必要な機器(ICカードリーダ・ライタ)や個人認証サービスの電子証明書の取得のため、まず、住基カードの取得が必要です。

 

4.公証人役場で作成した紙の定款を事前に見てもらう。

こうすれば、定款の内容や形式面での誤りがなくなり、その後の手続きが円滑に進みます。

 

5.マイクロソフトのワード等の文章作成ソフトで作成した定款をPDF化します。

通常のフリーソフトでは、電子定款のFDF化できません。有料ソフトが必要です。(Adobe Acrobat 9 Standard等)

 

6.PDF化した定款に電子署名を行います。

電子署名には、まず、住民基本台帳カード(住基カード)を取得する必要があります。

 

7.電子申告の実行

申請用総合ソフトをダウンロードして、電子申告(定款の送信)を行います。

 

8.公証人役場に赴き、定款の認証を受けます。

電子定款でも、1回は定款の認証時には公証人役場を訪れる必要があります。この時、紙媒体の定款謄本を2通取得しておきます。

 

9.法務局(登記所)で法人登記を行う

以上が株式会社をはじめとする各種法人の電子定款認証の流れです。

 

電子証明書の取得方法

電子定款について

電子定款では、紙の定款の署名押印に代わり、電子署名を行います。電子定款ではPDF化した定款で送信するので、印鑑を押すことができません。そこで、本人であることを確認するための「電子署名」を行います。

 

電子署名は、民間機関であるNTTや警備保障会社であるセコム等も行っていますが、個人の場合は、地方公共団体による個人認証サービスシステムを利用すると良いでしょう。

 

この申請窓口は、各地方公共団体の公的個人認証サービスに係わる認証局(役所の窓口できけば教えてくれます)です。

 

個人認証サービスでは、住民基本台帳カード(住基カード)が必要なので、まずこのカードを取得して下さい。料金は、500円位です。住基カードの取得には、自動車運転免許書等の本人確認書類や写真(45mm×35mm)、住民基本番号の提示、印鑑が必要です。

 

尚、通常の住基カードの交付は数十分程度ですが、中には、翌日交付となる地方もあります。

 

居住地の市町村役場で「電子証明書新規発行申込書」と住基カード、運転免許書等の本人証明書類を提出して電子証明書を取得します。

 

取得した電子証明書は、個人の住基カードに保存・記録されているので、電子証明書が記録された住基カードは、実印を持っている状態と同じことです。カードなので実感がわかないかもしれませんが、取り扱いには十分注意して下さい。

 

電子定款認証に必要な機器・ソフト

 

1.ICカードリーダライタ

この機器は、ICカードに記録された電子情報を読み込むための機器で、パソコンショップや家電量販店でも販売されています。ただ、各電子認証システムは認証機関によって異なることがあるので、利用可能なスペックを持つICリーダライタを購入する必要があります。必ず各認証機関のウエブサイトにアクセスして環境に適応したICリーダライタを確認して下さい。価格は、2000円位かから各種あります。

 

2.PDF変換ソフト

法務省の登記・供託のオンライン申請システムの利用には、定款をPDF化する必要があります。定款自体は、マイクロソフト等が提供するワード等の文章作成ソフトを用いて作成しますが、PDFに変換して送信する際には、有料のPDF化ソフトが必要です。このソフトのほとんどを独占しているAdobeAcrobat9, AdobeAcrobat X等のソフトが必要です。

 

3.PDF化した定款に電子署名するためのソフト

PDF化した定款には、電子署名する必要があります。これには、「PDF署名プラグインソフト」が必要です。このソフトは、法務省登記・供託オンライン申請システムのサイトからダウンロードします。このサイトには、電子署名の作業手順が分かり安く記載された操作説明書が記載されているので、これに従って電子署名をしてください。

 

4.申請用総合ソフトの事前申請

申請用総合ソフトを利用するためには、①政府共用認証局自己署名証明書(安全な通信を行うための証明書)と②申請者情報の登録が必要です。①では、送信するパソコンに政府共用認証局自己署名証明書をインストールし、同サイトでインストールを確認する必要があります。②は、登記・供託オンライン申請システムを利用するためには、申請者情報の登録が必要です。

 

5.電子定款送の事前準備が終了したら、PDF化し電子署名を施した定款を公証人役場へ送信します。

送信する前に電話で、「これから定款を送信します」と一報しておけば受信した時に連絡してもらえ、業務がスムーズに進行します。

 

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