ビジネスを始めるため商品、事務所、スタッフを手配。バタバタとしたスタートアップの時期が過ぎたころ、会計帳簿の作成を後回しにしていたことを思い出す……そんな起業家の方も多いのではないでしょうか？
インターネットで調べて慌ててみても「青色申告向けのソフトと法人税向けのソフトは違う」「クラウドソフトが主流」などと聞きなれない用語が飛び交い、ますます混乱することもあるでしょう。
この記事では「全自動のクラウド会計」「経理、簿記の知識は要らない」という衝撃的なキャッチコピーで現れたクラウド会計ソフトfreeeと、昔から評判の高い弥生会計を比較した場合、どのような違いがあるのかを解説します。
1 法人決算の流れ
会社の日々の経理業務についてご存知の方でも、決算については税理士さんや社内の専門職の方が手掛けられることが多いため、あまりご存じないことが多いようです。まず、決算がどのようなもので、どのような手順で作業を行うのか確認してみましょう。
1-1 決算とは？
毎日会計処理をしているのに、期末だからといって特別な作業をする必要があるのかと疑問に思う方も少なくないと思います。最初に、決算手続が必要な理由について確認しましょう。
１つ目の理由は、決算を通して１年分の会計帳簿を見直して、間違いを修正するためです。日々膨大な量の会計処理を行いますから、どんなに気を付けていても数多くの細かなミスがあるものです。最初に会計帳簿を見直して、細かなミスを修正することが決算作業の第一歩です。
なお、最近は上場企業に対し、四半期（３か月）に１度簡単な決算をすることが義務付けられています。また実務上は、零細企業であっても月に１度簡単な決算手続を行うことで、期末に業務が集中することを避けています。
２つ目は、決算整理を行ってそれにともなう会計処理をするためです。あとで詳しく説明しますが、会社の利益を正しく把握するために必要な会計処理のうち、日常業務では行われないものがあります。決算のさいにそれらの会計処理を行うのです。
1-2 具体的な決算手続
それでは、具体的な決算の手続について見てみましょう。決算の手続により行う会計処理を「決算整理仕訳」といいますが、実務でも多用される用語ですので、覚えておくとよいでしょう。
①経過勘定
経過勘定とは、受取・支払家賃や受取・支払利息、減価償却費、数年分を前払いした保険料など、毎日少しずつ発生している収益・費用であるにもかかわらず、日々の会計帳簿には記載されないものをいいます。決算を通じて、そのような収益・費用を１年分まとめて会計帳簿に記載する必要があります。
②期末商品の評価
普段は商品の在庫を会計帳簿で管理しますが、万引きや入力ミスなどにより数が合わなくなることがあります。また、古くなることにより劣化したり、展示中に破損してしまったり、新製品の発売により価値が下がってしまうことがあります。そのような、帳簿には反映されていない商品の数や価値の変動を、決算の際に会計帳簿に反映させる必要があります。
③消耗品の整理
切手や文房具などの消耗品のうち、期末までに使い切らなかったものに関しては経費とはならず、「貯蔵品」として資産に計上しなければいけません。とはいえ、実務上は多額の使い残りが生じた場合を除き、重要性がないものとして通常は省略します。
④引当金の設定
引当金とは、それまでに起きたことにより将来費用が発生する可能性が高い場合に、あらかじめその金額を見積もって経費にしておくものです。
例えば、「当期に１００個の商品を販売したけれど、そのうち１個くらいは返品される可能性が高いかも……」というとき、実際には９９個しか売れていないのと同じです。このような場合に、あらかじめ１個分の売上を引当金として計上し、９９個売れた場合と同じ利益にしておくことで、翌期以降に実際に返品が発生したさい、その期の利益が低く表示されることに備えておく必要があります。
⑤減価償却費の計上
土地以外の固定資産、例えば車や建物などには耐用年数がありますので、１年ごとに価値が減っていきます。そのような価値の減少を減価償却といいます。会計帳簿には、通常は決算の際に１年分まとめて減価償却費を経費として計上する必要があります。
⑥有価証券や外貨の評価替え
株式や社債、外国の通貨などの資産については価格の変動が激しいため、期末時点での時価を決算手続で会計帳簿に反映させる必要があります。
⑦現金過不足の整理
帳簿の記載ミスやおつりの渡し間違いなどが理由で、期末時点での現金残高と帳簿上の現金残高が一致しないことがあります。期末時点で実際に手元にある金額を、決算手続で会計帳簿に反映させる必要があります。
⑧税金の計上
決算手続がすべて終了したあとに各種税金の申告書を作成し、税額を確定させます。その後、確定した税額を会計帳簿に「未払法人税」や「未払消費税」として計上します。
2 会計ソフトの種類
最近は弥生会計もクラウド会計ソフトを提供しており、どちらも同じように見えるかもしれません。しかし、それぞれに正反対とも言える特徴があるので、間違った選択をしてしまうとソフトを買い直したり、設定や会計処理を最初からやり直したりといった思わぬ負担が発生してしまいます。なお、freeeはクラウドソフトであることが大きな特徴ですが、弥生会計にはクラウドソフトの他、昔ながらのパッケージソフトが提供されています。
まずはクラウドソフトとパッケージソフトの違いを見てみましょう。
2-1 パッケージソフトとクラウドソフトの違い
パッケージソフトとは、あるＰＣにソフトをインストールして利用するという昔ながらの方法で利用するソフトです。一方、クラウドソフトとは、インストールする必要がなく、Internet ExplorerやGoogle Chromeなどのウェブ閲覧用のブラウザソフトから利用する新しいタイプのソフトです。
パッケージソフトはご自身のＰＣ上にデータを保存しますが、クラウドソフトはサービス提供会社が管理している業務用のコンピューターにデータを保存しています。そのことにより、クラウドソフトにはパッケージソフトにはない様々なメリット、デメリットがあります。
2-2 クラウドソフトのメリット
①記帳代行業者に依頼しやすい
クラウドソフトの最大のメリットは、遠隔地からでも情報を閲覧・入力できることです。「会計処理なんて、事務所でやるものでしょ？わざわざ出張先で会計処理なんか、しないよ！」というご意見があるかもしれません。しかし、遠隔地からソフトを使えることには大きなメリットがあるのです。以前は会計処理といえば自分で行うか、または税理士さんに委託して作業していただくことが一般的でした。しかし、近年は「記帳代行業者」といって、税金の申告は行わずに会計処理だけを格安で受託する業者が人気を集めています。したがって、毎日の会計処理は格安の記帳代行業者さんに依頼し、税金の申告だけ、または税金の申告に加えて会計処理のチェックだけを税理士さんに委託する方法が主流になりつつあります。
ところが、記帳代行業者さんにお願いする場合、コストを抑えるために、担当者が訪問せず、領収書や売上帳などの書類を記帳代行業者さんに送付し、記帳代行業者さんは自分の事務所にて会計処理を行い、領収書や売上帳を返送するという流れになることが一般的です。したがって、遠隔地からでも情報を閲覧・入力できるクラウドソフトを利用しないと、記帳代行業者さんの利用を断られてしまったり、担当者の方に来ていただくために追加費用を請求されたりすることがあるのです。
②ＰＣが故障しても処理を継続できる
データをクラウド上に保存していることから、万一会計処理に使用しているＰＣが故障しても、ほかのＰＣを利用して会計処理を継続することができます。そのようなことはあまり起きないと思われるかもしれませんが、実際に起きてしまうことがありますし、税務申告の直前に発生してしまうと申告期限に間に合わせることが非常に難しくなってしまいます。
③ソフトが自動アップデートされる
パッケージソフトの場合、アップデートがある場合には自分で処理をしなければなりませんし、新しいソフトが発売された場合には自分で購入して、移行作業をしなければなりません。しかし、クラウドソフトの場合には、自分のＰＣにソフトをインストールしているわけではありませんので、それらの作業が自動で行われます。したがって、ソフトがアップデートされたり、税法が改正されたりしても、アップデートを忘れてしまうことによるトラブルを避けることができます。
④ＯＳを問わず利用できる
パッケージソフトの場合には対応するＯＳ（オペレーティング・ソフト）が決まっていることが多いため、利用するＰＣを例えばWindowsからMacに変更する場合にはソフトを購入しなおさなければなりません。また、新しいＰＣのＯＳに対応しているソフトが発売されていればいいですが、会計ソフトをはじめとする業務ソフトはWindowsにのみ対応していることが多く、弥生会計も例外ではありません。
しかし、クラウドソフトの場合にはブラウザソフトを介して利用することから、原則としてWindowsでもMacでも利用できます。さらに、サービス提供会社は公式に対応していませんが、自己責任のもとでならLinuxでも利用することが可能です。
数年前でしたらＰＣといえばWindowsでしたので、会計ソフトはWindowsにのみ対応していればよかったのかもしれません。しかし最近では、プライベートではMacを利用している方も多くなりました。自宅で会計処理をするときはMac、事務所で会計処理をするときはWindowsというように、全く別の場所・環境で会計処理をしたいという要望が増えてきている現在、自宅であれ事務所であれ、MacであれWindowsであれ、場所・環境を問わずに利用できるクラウド会計ソフトの魅力は増してきています。
2-3 クラウドソフトに関する誤解
クラウドソフトのメリットとして以下のような内容を挙げている解説があるようですが、必ずしもクラウドソフトだけのメリットではありません。freeeが登場したときにクラウドソフトであることと共に、これらのfreeeの特徴を併せて公表していたため、混同されてしまったものと思われます。
①クラウドソフトなら金融機関の情報を自動的に取得できる
クラウドソフトなら金融機関のネットバンキングサービスと提携することで、銀行口座の情報を自動的に会計ソフトに取り込むと解説されていることがあります。しかし、現在このような機能はパッケージソフトにも付属していますから、必ずしもクラウドソフトのメリットであるとは言い切れません。
②自動仕訳機能が優秀・会計知識がいらない
クラウドソフトなら会計ソフトが自動的に仕訳を作成してくれるので、会計知識がいらないと解説されていることがあります。しかし、金融機関から取得した情報を自動的に仕訳してくれる機能は、現在パッケージソフトにも付属していますので、クラウドソフトだけのメリットであるとは言い切れません。
2-4 クラウドソフトのデメリット
このように、便利なメリットの多いクラウドソフトですが、次のようなデメリットもあります。
①反応が遅いときがある
クラウドソフトは入力したデータをネットを介して送受信が繰り返されます。そのため、各家庭のネット接続速度によって動作反応の速さに差が生じます。
経理に慣れていない方であればあまり気にならない程度なのですが、入力に慣れている方ですと利用しにくかったり、違和感を覚えたりすることもあります。
②インターネットにトラブルがあると利用できなくなる
繰り返しになりますが、クラウドソフトはインターネット回線を利用してデータのやりとりをしています。したがって、何らかの理由でインターネットを利用できなくなると、入力した情報を見ることすらできなくなってしまいます。
③サービス提供会社の方針に影響されてしまう
クラウドソフトはソフト本体も入力したデータもサービス提供会社が管理していますので、低い可能性ではありますが何らかのトラブルでデータが壊れてしまったり、サービス提供会社の突然の倒産などでサービス自体がなくなってしまったりする可能性があります。
万一、そのようなことが起きてしまった場合、これまで入力した情報を見ることができなくなってしまいますので、ほかのサービスを急遽登録して、入力をし直さなければなりません。
また、入力したデータをサービス提供会社に預けていますので、データが流出してしまったり、無断で利用されてしまったりする可能性が全くないとは言えません。会計情報は企業秘密の最たるものですから、クラウドを利用する会計ソフトを嫌う方がいらっしゃるのも事実です。
④毎月、または毎年費用が掛かる
パッケージソフトは一度購入してしまえば、保守費用を除き費用がかかりません。しかし、クラウドソフトは毎月、または毎年利用料がかかってしまいます。
あまり会計や税法に詳しくない方の場合、税法改正に合わせてパッケージソフトも最新版を購入する必要が生じますので、一概にクラウドソフトのデメリットだとは言い切れません。しかし、会計や税法に詳しく、古いソフトを使いこなせる方にとって、継続的にかかってしまうクラウドソフトの利用料は負担に感じることがあります。
・ クラウドソフトのメリットとデメリットまとめ
| メリット | 記帳代行業者に依頼しやすい |
|---|---|
| ＰＣ自体が故障しても問題なし | |
| ソフトが最新バージョンに自動アップデートされる | |
| ＯＳを問わず利用できる | |
| デメリット | オンラインならではの反応が遅いときがある |
| ネット回線にトラブルが発生するとあると利用不可に | |
| サービス提供会社自体の経営状況に影響される | |
| 毎月、毎年費用が発生する |
3 個人事業主のための所得税申告用ソフト
弥生会計18は法人でも個人事業主でも利用できますが、「freee」も弥生会計のクラウドソフト版である「やよいの青色申告オンライン」も、法人用と個人事業主用に分かれています。
ここでは、「弥生会計１８」と「freee」の個人事業主向けソフト、「やよいの青色申告オンライン」の特徴について確認してみましょう。
①費用
弥生会計のパッケージソフトの最新版「弥生会計１８」は、保守サービスである「安心保守サポート」を除き、42,120円（税込）を一度支払えばずっと利用することが可能です。
一方、「freee スタータープラン」の１年分の利用料は9,800円、「やよいの青色申告オンライン」は１年分の利用料が12,960円と、概ね１万円前後の料金となっています。あとで詳しく解説しますが、「freee・スタータープラン」は消費税の申告やレシート読み取りなどの機能を制限しているプランであるのに対して、「やよいの青色申告オンライン」はそのような複数のプランを提供しておらず、単一の価格プランであることが価格差の理由となっています。
②シェア
2017年の「株式会社ＭＭ総研 クラウド会計ソフトの利用状況調査」によれば、個人事業の方が利用しているクラウド会計ソフトのシェアは「やよいの青色申告オンライン」と「やよいの白色申告 オンライン」をあわせて56.8%、「freee」が16.9%という結果になっています。
2016年12月に行われた同調査では「freee」のシェアは22.3%だったことから、同調査で唯一シェアを落とした会計ソフトとなっています。
③利用対象
弥生会計はもともと歴史の長いパッケージソフトで、会計業界では定番のソフトです。したがって、利用方法の情報も多く、ほかの会計ソフトに近い操作方法なので、経理初心者の方から税理士まで、誰でも使いやすいように作られています。
それに対して、freeeは会計の知識がない個人事業主の方が自分で確定申告することを目的として作られています。したがって、初心者の方でも無理なく使えるような特殊な入力方法を採用しているため、専門知識を持ち、従来の会計ソフトを使い慣れている専門家の方にとってはかえって使いにくいかもしれません。
3-1 freeeのメリット
①会計初心者でも使いやすい
freeeはリリース時点から、会計の知識がない個人事業主の方が自分で確定申告することを目的として設計されています。したがって、これまで会計処理をしたことがなく、個人事業の開業を機にはじめて会計ソフトを使い始める方にも使いやすい設計となっています。
②ＰＣでもスマートフォンでも会計処理できる
freeeはＰＣで入力するソフトだけではなく、スマートフォンから会計処理できるアプリをリリースしています。わざわざスマートフォンで会計処理することはないと思われるかもしれません。しかし、外出先で支払った交通費や自動販売機で購入した飲料代など、領収書をいただきにくい経費が発生した場合に、つい経費の入力を忘れてしまうことはありませんか？そのような経費を支払った際、スマートフォンのアプリから会計処理する癖をつけておけば、経費の計上忘れを防ぐことができます。
③柔軟なタグ機能
会計帳簿を作成する際、「日付」「勘定科目」などに加えてfreee独自の「メモタグ」を入力することができます。「メモタグ」ごとにリストを作る機能があり、実際に筆者は実務でとても便利に使っています。他の会計ソフトにはあまりない機能ですが、ぜひ導入してほしいと思っています。
このタグ機能は、後でゆっくり確認したい処理につけたり、ある出張にかかった経費をあとで一覧にしたりなど、利用者のアイディア次第で柔軟に応用できます。
④優れた自動化機能
freeeは金融機関からデータを取り込み、そのデータをもとにＡＩを利用して自動で仕訳をしてくれるという機能を搭載し、会計ソフト業界を驚かせました。同業他社が同様の機能を搭載している現在でも、自動化の性能は他社を圧倒しています。
3-2 freeeのデメリット
①会計初心者にとって使いやすく設計されているため、会計専門家にとっては使いにくい
freeeは会計の知識がない方にとって見やすく使いやすい設計がなされていますが、会計の専門家にとっては必ずしも使いやすいソフトとは言い切れません。
freeeはなるべく余計な情報が目に入ることなく、マウスで操作できるように設計されています。一方、会計の専門家向けのソフトは、なるべく１画面で取引の全貌を確認でき、なるべくキーボードから手を離さずに会計処理を進められるように設計されています。根本的に求められる機能が異なります。
したがって、記帳代行業者さんや税理士さんに依頼するさい、freeeを嫌がる方もまだまだいらっしゃいます。記帳代行業者さんや税理士さんが、どうしてもfreeeを嫌がる場合には、記帳代行業者さんや税理士さんの変更を視野に入れなければなりません。
②自動仕訳機能は万能ではない
freeeは「全自動のクラウド会計」「経理／簿記の知識は要らない」ということを前面に押し出してサービスを開始しましたので、完全に自動で仕訳をおこなってくれるとお考えの方も多いと思います。しかし、例えば飲食店で食事をしたとしても、取引先との食事であれば接待交際費ですし、従業員の方と一緒であれば厚生費、自分ひとりで食事をしたのであれば損金算入することができません。
つまり、全自動で会計処理をすると言っても、必ず専門知識を持つ人の目でチェックし、訂正するという作業が必要となるのです。ですから、いくらfreeeを利用しているといっても、個人事業主の方がご自身で会計や税法の勉強をしたり、税理士さんなどの専門家の力を借りたりする必要がなくなるわけではありません。
3-3 やよいの青色申告オンラインのメリット
①経理の初心者から会計専門家まで、どなたでも違和感なく利用できる
会計ソフトとして長い歴史をもつ弥生会計のクラウドソフトですから、使い方の情報も豊富で身近に詳しい方がいる可能性が高く、経理の初心者から会計の専門家までどなたでも使いこなすことができる設計になっています。
一度やよいの青色申告オンラインの使い方に慣れてしまえば、ほかの会計ソフトも十分に使いこなすことができますから、本気で経理に取り組みたい方や汎用的な知識・技術を身につけたい方は、まず、やよいの青色申告オンラインを使いこなせるようになることを目標にすることをオススメします。
②ＰＣでもスマートフォンでも会計処理することができる
やよいの青色申告オンラインにも、freeeと同じくスマートフォンから会計処理できるアプリがリリースされています。外出先で、ついつい計上を忘れがちな経緯をその場で計上することができます。
3-4 やよいの青色申告オンラインのデメリット
金融機関からのデータ自動取り込みが遅く、不安定
やよいの青色申告オンラインもfreeeと同じく、金融機関からデータを自動で取り込み、自動で仕訳をしてくれる機能を搭載しています。しかし、筆者が実際に記帳代行業務で利用したところ、データの取り込みが遅かったり、そもそもデータ取り込みができなかったりという不具合が発生してしまいました。自動仕訳機能もまだまだ万全といえる性能ではありませんので、これらの機能は補助的に利用することをオススメします。
・「freee」「やよいの青色申告オンライン」のメリットとデメリットまとめ
| メリット | デメリット | |
| freee |
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| やよいの青色申告オンライン |
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3-5 弥生会計のメリット・デメリット
これまで、新しく登場したfreeeとやよいの青色申告オンラインの特徴について詳しく解説しました。これらのソフトと比較して、正直なところ弥生会計には特筆するような特徴はありません。しかし、だからといって弥生会計が時代遅れであったり、今となっては性能の低いソフトだったりというわけでは決してありません。
弥生会計はこれまで、会計ソフトの定番として長い歴史を積み重ねており、プロからも信頼されています。目新しい機能を安易に搭載しないのは、利便性より会計ソフトとしての信頼性を重視しているからではないでしょうか？個人事業主にとって、会計ソフトのデータは長時間かけて作成した資産であるとともに、税務申告をするために必須の資料です。新たな機能を使える利便性より、会計データを確実に入力・確認できる信頼性を重視する方も多いです。また、めったに利用することがないためにやよいの青色申告オンラインでは対応していない申告書の印刷についても、弥生会計はきちんと対応しています。
「freee」「やよいの青色申告オンライン」に搭載されている新機能がどうしても必要な方にとって、それらを使いこなすことには大きなメリットがあります。一方、それらの新機能に強い魅力を感じない方にとって、弥生会計の信頼性の高さは大きなメリットとなるのではないでしょうか？
4 法人のための法人税申告用ソフト
個人事業主向けの会計ソフトは、一般的に会計帳簿や決算書の作成から税金の申告までを１つのソフトで行うことができます。しかし、法人向けの会計ソフトは、会計帳簿や決算書の作成、消費税の申告用ソフトと法人税の申告用ソフトが異なっています。法人税の申告用ソフトは高額なので、一般の法人が所有することは少なく、通常はソフトを所有している税理士さんに税務申告を委託します。法人の税理士関与率は９割を超えると言われますが、その背景には法人税の申告用ソフトを一般の法人が持てない・持つことが効率的ではないという構造にもあるのではないでしょうか？そのような事情のため、法人向けの会計ソフトは顧問税理士が使う申告用ソフトに合わせる傾向にありました。なかでも高いシェアを持っていたのが弥生会計です。
そのような中、個人事業主向けの会計ソフトで順調にシェアを伸ばしていたfreeeが法人向け会計ソフト業界に参入しました。弥生会計は会計業務に特化したソフトですが、freeeの法人向け会計ソフトは会計業務に留まらず、以下のような機能を搭載しています。
①見積書・請求書・納品書を作成可能
②賃金計算や年末調整業務に対応している「給与freee」と連携可能
③プランによっては「部門別管理＋配賦」が可能で、管理会計にまで応用可能
④「電子帳簿保存法」に対応しており、領収書や請求書を紙で保管することが可能
一方、法人向けのfreeeに対応可能な税理士さんがまだまだ少なく、freeeを導入するには税理士さんの変更を検討しなければならなかったり、freeeの税理士さん向け法人税申告用ソフトにはまだまだ重大なバグがあるという報告があったりと、必ずしも導入のハードルが低いわけではありません。法人の会計実務には税理士さんの協力が不可欠ですから、顧問税理士さんとよくされてみてはいかがでしょうか？
